La conservazione digitale, conosciuta anche come conservazione sostitutiva, è una procedura informatica regolata dalla Legge italiana. Con il decreto del 13 dicembre 2013 sono state stabilite le nuove regole tecniche con le quali si dichiara che il documento informatico ha pieno valore legale e viene equiparato (in certe condizioni) al documento cartaceo, ma con la garanzia di poter essere conservato per più tempo.
Utilizzando metodi di dematerializzazione dei documenti, ogni azienda otterrà vantaggi economici e gestionali, perché in questo modo sarà in grado di eliminare o di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e d’archiviazione. La conservazione digitale inizia con il processo di memorizzazione dei documenti grazie ai supporti ottici e si completa con l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale contenente l’impronta dei documenti stessi.
La validità giuridica è importante perché assolve l’obbligo di conservazione pluriennale, con ciò, il documento digitale ne garantisce l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità e l’integrità nel tempo. I “pacchetti informativi” sono contenitori che racchiudono uno o più documenti informatici e sostituiscono i cosiddetti volumi di conservazione.
Nello specifico, si può parlare di pacchetto di versamento quando esso viene inviato dal produttore al sistema di conservazione in un formato predefinito, pacchetto di archiviazione quando è composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento e infine, pacchetto di distribuzione quando viene inviato dal sistema di conservazione all’utente.
È possibile digitalizzare i documenti come: fatture, ddt, ricevute dichiarazioni e scontrini fiscali, bilancio d’esercizio, moduli di pagamento, contratti, cud, offerte, informative, libro unico del lavoro, moduli di pagamento, documenti sanitari ecc. Per alcuni documenti la conservazione sostitutiva rappresenta l’unico metodo legalmente utilizzato, come per esempio per i messaggi e le ricevute di Posta Elettronica Certificata (PEC), per la fattura PA e per i contratti firmati digitalmente.
Esistono due modelli organizzativi per la conservazione digitale: quello “in house” avviene all’interno dell’azienda dove sono prodotti i documenti informatici da conservare, mentre quello “in outsourcing” capita quando il produttore delega a un outsourcer qualificato l’archiviazione dei documenti. Nel caso della pubblica amministrazione l’outsourcer deve essere obbligatoriamente accreditato AgID (Associazione per l’Italia Digitale).
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è una figura obbligatoria. In linea generale si tratta del soggetto che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione. A lui spetta il compito di gestire la conservazione rispettando le norme e le conformità, in più deve sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata.
Dopo aver effettuato il monitoraggio, deve assicurare l’integrità degli archivi e la loro leggibilità compiendo una verifica periodica e nel caso provvede a farne una copia ed è suo compito assicurare la presenza di un pubblico ufficiale. Tutto ciò è previsto dal manuale di conservazione, il quale deve essere aggiornato periodicamente in vista di cambiamenti tecnologici, normativi o procedurali.
