La conservazione sostitutiva consente all’utente (sia esso Pubblica Amministrazione, azienda oppure privato) di conservare le fatture e i documenti informatici redatti mediante l’utilizzo di un supporto digitale. Nel lungo periodo, attraverso il procedimento di conservazione sostitutiva verrà completamente eliminata la carta stampata a vantaggio di un’archiviazione dei documenti più efficiente e più semplice da consultare.
Quali sono gli obiettivi della conservazione sostitutiva?
Conservare i documenti e le fatture elettroniche in maniera sostitutiva, consente all’utente di gestire tutta la documentazione relativa alla propria attività in formato digitale. Fatture e documenti saranno accessibili con un semplice “click” direttamente dal proprio computer.
Del resto, il Legislatore già da qualche anno ha previsto la possibilità di conservare i documenti in maniera sostitutiva: una possibilità che è divenuta una vera e propria necessità a seguito della introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, in vigore già a partire dal 31 marzo del 2015. Oggi, di fatto, le fatture verso la PA non possono più essere saldate a meno che, per l’appunto, non siano elettroniche.
Cosa significa, nel dettaglio, conservare un documento in modalità sostitutiva?
Innanzitutto, conservare in modalità sostitutiva un documento oppure una fattura elettronica vuol dire sostituire il documento cartaceo a un documento redatto su supporto digitale.
Conservare in modalità sostitutiva vuol dire, inoltre, equiparare (ovviamente previo rispetto di alcune condizioni, criteri e principi stabiliti dal Legislatore) il documento cartaceo a quello informatico che avrà la stessa validità legale del tradizionale documento redatto su carta stampata.
La conservazione sostitutiva: gli strumenti per realizzarla
Come appena precisato, la conservazione sostitutiva è una procedura che deve essere eseguita rispettando i principi e i criteri tecnici stabiliti dalla Legge italiana. Innanzitutto, bisognerà partire dalla firma digitale, l’unico strumento in grado di attribuire la paternità del documento al suo firmatario. Indicizzando il documento digitale ed assegnando la data e l’ora di emissione, l’utente potrà datare il documento stesso con certezza assoluta.
Infine, attraverso la marcatura temporale – erogata da un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) – il titolare della firma potrà “cristallizzare” nel tempo il contenuto del documento digitale rendendone immodificabile il suo contenuto. La marcatura temporale, inoltre, rende il documento opponibile ai terzi.
La conservazione sostitutiva così realizzata “blocca” il contenuto e la forma dei documenti rendendo l’intero processo assolutamente sicuro.
Argomenti e tematiche con cui i professionisti e le aziende dovranno necessariamente avere a che fare nel breve termine.
