Come organizzare un evento aziendale
Da Redazione
Giugno 28, 2021
Essere in grado di organizzare un evento aziendale è un’attività che necessità di know-how maturato sul campo. Il punto di partenza è costituito da una check list pianificata a regola d’arte, al mero scopo di non tralasciare passaggi fondamentali ai fini della sua effettiva riuscita. Primo di procedere, è bene affidarsi a un’agenzia di organizzazione eventi, per il semplice motivo che occorre tempo, estro creativo, accurata conoscenza del mercato e del settore in cui si opera. Nel momento in cui l’organizzazione eventi aziendali assume un ruolo fondamentale per il brand dell’impresa di riferimento, occorre sapere come muoversi, ottimizzando il budget investito e le tempistiche. Insomma, l’evento aziendale si dimostra a tutti gli effetti una macchina dagli ingranaggi complessi.
Dietro all’organizzazione di un evento, c’è sempre il lavoro di un team qualificato che ha in mente sempre varie soluzioni. Tutte sono ugualmente perseguibili e ti consentono di raggiungere in un determinato modo l’obiettivo che ti sei prefissato, tenendo conto del budget stanziato e dei tempi a disposizione. Per questo motivo, l’agenzia che si occupa di eventi aziendali e l’impresa cliente devono discutere a lungo relativamente al sentiero da attraversare per arrivare ai vari traguardi che anticipano l’obiettivo finale.
Ecco pertanto alcune dritte su come organizzare un evento aziendale di sicuro successo.
1. Definizione del budget
Stanziare il budget per l’evento aziendale è lo step iniziale. Si può avere tutto il talento e l’estro creativo, ma è inutile negarlo: la cifra investita incide sensibilmente sullo scopo e sulla definizione delle linee guide.
2. Team di lavoro
L’affiatamento con il team di lavoro è di cruciale importanza. Un’azienda deve selezionare il team di lavoro di un’agenzia di eventi che, da un lato, ha conseguito risultati certificato che suo settore di riferimento e, dall’altro, è abituata a trattare con clienti esigenti. In ballo non c’è solo l’esito dell’avvenimento, ma la tutela del proprio equilibrio fisico e mentale.
3. Location: quale scegliere?
Nel momento in cui la fase del pre-evento entra nel vivo, la scelta della location maggiormente adatta all’evento aziendale ricopre un peso specifico di una certa rilevanza: tenere in considerazione le sedie congressuali disponibili a livello territoriale, pertanto, è il punto di partenza. Per la riuscita, è bene pensare a delle site inspection da effettuare presso le location per cui si nutre un certo interesse.
Il loro scopo cardine, pertanto, consiste nel valutare al meglio qual è la superficie su cui si può contare e qual è l’atmosfera che si respira. In rapporto alle possibili problematiche che potrebbero verificarsi, è opportuno mapparle, cercando di mettere nero su bianco diverse soluzioni In questo modo, affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere in itinere, non farà trovare impreparate né l’agenzia di eventi, né tanto meno l’impresa cliente.
4. Check list: ecco perché è di cruciale importanza
Tutti gli spunti raccolti in riferimento all’organizzazione degli eventi, da quello reputato più importante ai fini dell’esito positivo a quelli apparentemente più insignificanti, è bene metterli all’interno di una check list. Quest’ultima, poi, andrà rispettata in modo ligio. Siccome nella programmazione di un evento, le tempistiche sono fondamentali, un aspetto che all’interno della check list non deve mai mancare è la definizione delle date. Nulla va lasciato al caso, specie per quanto riguarda i principali fornitori di servizi: le luci, le traduzioni, il servizio audio devono essere di alto livello.
Lo stesso discorso è perfettamente valevole anche per il catering, dai buffet alle pause caffè, senza dimenticare i pranzi di business e le cene di gala. Solo una volta che la macchina organizzativa è stata programmata nei minimi particolari, l’invio degli inviti ai partecipanti potrà essere considerato come lo step successivo.
5. Che format scegliere?
Al giorno d’oggi, lo storytelling dell’evento non può passare in secondo piano. I momenti più salienti in fase di organizzazione, vanno narrati a regola d’arte. Vi è infatti la volontà di saper catturare l’attenzione dei diretti interessati. Saper scatenare emozioni, più o meno forti, nel cuore dei partecipanti, è in tal senso un aspetto, in grado di fare davvero la differenza in rapporto all’effettiva riuscita dell’evento.
Se l’evento ha successo come iniziativa oppure ha convinto i partecipanti e gli addetti ai lavori, allora vuol dire che il lavoro sul livello di memorabilità di quest’ultimo va giudicato positivamente. Farsi ricordare anche a distanza di anni per aver saputo programmare al meglio un evento aziendale, risulta di per sé un importante traguardo conseguito. Per questo motivo, pensare a soluzioni uniche per creatività e per originalità, in rapporto all’intrattenimento dei partecipanti, è un lavoro che spetta all’agenzia di organizzazione eventi che è stata chiamata in causa.
Per stupire i partecipanti, lasciando emozioni indimenticabili, vi sono varie alternative: il team building è di certo quella che più va per la maggiore, perché migliora il clima aziendale e consolida le relazioni tra i colleghi, favorendo un clima disteso. Lo show cooking, lo spettacolo teatrale, feste tematiche e infine attività aziendali sono altre alternative, degne di speciale menzione. Affinché l’evento proceda per il meglio, è di vitale importanza che il livello di coerenza che intercorre tra il format scelto e l’evento organizzato si dimostri ai massimi livelli.
6. Social engagement
Nell’era della comunicazione, i social network vanno sfruttati al meglio per creare attenzione e per destare l’interesse all’evento per ciò che concerne il target di riferimento, i partecipanti e infine l’opinione pubblica. La creazione di hastag dedicati all’evento è utile per rendere più forte il ricordo dell’evento. Anche il ricorso a un’agenzia di organizzazione di eventi che si occupi di seguire in diretta quanto accade, magari facendo una live blogging, è un modo intelligente per convogliare l’attenzione di chi nutre interesse per la tematica di fondo, oltre che per seminare negli anni venturi, qualora dovessero esserci nuove edizioni dell’evento.
Conclusioni
Tirando le somme, un evento aziendale si pone in genere diversi obiettivi: dal favorire il livello di notorietà del brand a creare nuove relazioni con i partner, dall’incrementare il fatturato, gli utili e le vendite ad aumentare la quota di mercato. La sua organizzazione nei minimi particolari è bene lasciarla a un’agenzia di organizzazione di eventi, affinché i partecipanti siano soddisfatti appieno. Solo chi lavora nel settore può aiutare la clientela nel progetto finale.
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